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Business Resilience

KEM ONE : L’Évolution de SharePoint en Success Story

Avant l’intervention de notre consultant, pouvez-vous nous décrire la situation dans laquelle se trouvait KEM ONE en termes de déploiement de GED SharePoint et les principaux défis auxquels vous étiez confrontés ?

Avant l’intervention de Frank, nous n’en étions qu’aux balbutiements de l’utilisation de SharePoint dans notre entreprise. Face à un historique documentaire conséquent et très hétérogène, tant en termes de quantité que de typologie de documents ou de sources, nous avons lancé en 2022 un grand programme « Patrimoine Documentaire » pour encadrer les projets de migration vers des solutions de stockage plus modernes. En effet, une grande partie de notre historique était stockée sur des disques réseaux partagés, des progiciels anciens non maintenus, et, comme dans de nombreuses industries, sur papier.

SharePoint Online figurant déjà dans le catalogue applicatif de KEMONE au moment du lancement de ces projets, nous avons commencé nos premières migrations de documents de manière assez rudimentaire : arborescence classique de dossiers, quelques métadonnées maladroites et utilisation partielle de la banque de termes.

Les principaux défis auxquels Frank a dû faire face étaient de nous permettre de :

  • Réinternaliser la compétence SharePoint afin de ne plus dépendre de prestataires ayant une maîtrise limitée de l’outil ;
  • Mettre en place une gouvernance efficace pour la gestion des espaces et des accès ;
  • S’approprier rapidement les quelques SharePoint déjà en place chez KEMONE.

Quels ont été les domaines spécifiques sur lesquels notre consultant a travaillé lors de son intervention avec KEM ONE et pendant combien de temps a-t-il été impliqué dans le projet ?

Avec Frank, nous avons collaboré sur la matrice de maturité des GED SharePoint pour créer un site SharePoint dédié à la DSI, pouvant servir de vitrine. L’objectif était de développer une GED à l’état de l’art, afin de fournir un modèle fonctionnel et une référence technique pour tous les futurs déploiements de SharePoint dans l’entreprise.

Sur une période de cinq jours, dont quatre en présentiel, Frank nous a transmis de manière rapide et efficace les éléments nécessaires à la compréhension et à la maîtrise technique de la plateforme. En nous accompagnant tel un guide, il a facilité le déploiement de la GED de la DSI, assurant ainsi que notre site soit un exemple de bonnes pratiques et d’optimisation de SharePoint.

Pouvez-vous partager les résultats concrets et les impacts observés après l’intervention de notre consultant chez KEM ONE ? Par exemple, comment cela a-t-il amélioré votre niveau de maturité en matière de déploiement de GED SharePoint et quels bénéfices avez-vous constaté depuis ?

L’accompagnement de Frank a eu un impact significatif sur la rapidité et la qualité des déploiements de GED et des bases de données applicatives Power Apps chez KEM ONE. Grâce aux bonnes pratiques qu’il nous a enseignées, nos projets documentaires sont devenus plus réactifs et mieux structurés, ce qui a considérablement amélioré leur efficacité et leur organisation.

Comment notre consultant a-t-il réussi à transférer ses connaissances à l’équipe en charge de SharePoint chez KEM ONE pour garantir une autonomie totale après son départ ? Comment cela a-t-il contribué à renforcer vos capacités internes dans ce domaine et votre feuille de route ?

Hugo : Frank m’a accompagné et guidé, au cours des cinq jours de travail, dans toutes les tâches et actions que je devais faire pour construire la GED de la DSI sur SharePoint. Entre explications techniques, cours d’histoire de SharePoint et retour d’expérience, j’ai beaucoup appris grâce à son intervention. De plus, il a également construit une documentation personnalisée reprenant tous les aspects techniques que nous avons vu durant nos ateliers et a partagé avec moi ses trames de documentation techniques qu’il a mis au point au cours de sa carrière et qu’il utilise lui-même quand il mène des projets SharePoint dans les entreprises qu’il accompagne.

Maxime : Grâce à Frank, les équipes internes de la DSI sont désormais méthodologiquement équipées pour aborder les projets de gestion du patrimoine documentaire de l’entreprise. Nous sommes maintenant capables d’accompagner les différents départements et équipes dans l’adoption de la brique technologique SharePoint, tout en intégrant leurs contenus et leurs méthodes de travail. Les projets se multiplient sans devenir chaotiques ; au contraire, la méthode est bien rodée et s’exécute de manière incrémentale. La conduite du changement est progressive, permettant aux utilisateurs de s’approprier les nouveaux concepts et modes de travail à leur propre rythme. C’est une véritable révolution tranquille !

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Par Frank Poireau, M365 Adoption Facilitator, MVP

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